Nie dawaj zaliczki dealerowi. Czyli o tym jak wygląda przetarg w modernizacji

Jeżeli realizujemy inwestycję z programu modernizacja gospodarstw rolnych w ramach PROW 2014-2020, to jesteśmy zobowiązani dla każdego zadania, którego koszt przekracza 20 tys. netto do przeprowadzenia przetargu wyłaniającego dostawcę maszyny, robót budowlanych czy usług. Zasada konkurencyjności, którą nazywam przetargiem dla lepszego zobrazowania istoty problemu, jest możliwa do przeprowadzenia dopiero po podpisaniu umowy o przyznanie pomocy. 

Jak wygląda zasada konkurencyjności (przetarg) w modernizacji ?

W starej modernizacji, tej z PROW 2007-2013, nasze inwestycje mogliśmy realizować już na drugi dzień po złożeniu wniosku o przyznanie pomocy. A samo ustalenie ceny odbywało się poprzez przedstawienie zapytań ofertowych i odpowiadających im ofert. Dobrze wiemy jak wyglądało to w praktyce. W rzeczywistości cały komplet tj. zapytania ofertowe i oferty otrzymywaliśmy w jednym miejscu. To rozwiązanie z jednej strony było złe bo cena za maszyny faktycznie nie była tak konkurencyjna jak być powinna ale z drugiej strony sam proces zakupu pod dotację odbywał się sprawnie, a ponad to wiedzieliśmy co i od kogo kupujemy.

Nowy PROW 2014-2020, w tym obszarze przynosi nam zmiany. Przede wszystkim sam zakup będziemy mogli zrealizować nie po złożeniu wniosku o przyznanie pomocy, a po podpisaniu umowy i zastosowaniu zasady konkurencyjności (przetarg).

W praktyce będzie to wyglądało w następujący sposób. W pierwszej kolejności ustalamy, do których zadań musimy przeprowadzić procedurę zamówienia publicznego. Zawsze są to zadania, których koszt przekracza 20 tys. zł netto. Następnie dla poszczególnych zadań przygotowywane są zapytania ofertowe, które tworzymy na podstawie informacji z wniosku o przyznanie pomocy. Dokładniej rzecz ujmując do treści zapytania ofertowego przenosimy informacje z zestawienia rzeczowo-finansowego oraz  z opisu zadań. Kolejny krok to upublicznienie zapytania ofertowego na specjalnym serwisie, który będzie funkcjonował w ramach stron internetowych Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa ( http://arimr.gov.pl ) oraz Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi ( http://minrol.gov.pl ) . Potencjalnie kontrahenci mają przynajmniej 7 dni na przedłożenie swoich ofert w stosunku gdy zamówieniem są maszyny i urządzenia. W przypadku robót budowlanych minimalny czas na złożenie oferty wynosi 14 dni. Po zakończeniu okresu na składanie ofert dokonuje się ich oceny, która polega przede wszystkim na odrzuceniu nieprawidłowych ofert oraz stworzeniu listy rankingowej i wyboru zwycięzcy, z którym podpisujemy umowę na wykonanie. Poszczególne kroki procedury przetargowej przedstawia poniższa grafika:

przetarg modernizacja

Jakie zadania podlegają pod przetarg ?

Zawsze zadaniem podlegającym pod przetarg jest jedna pozycja zestawienia rzeczowo-finansowego, której koszt netto przekracza 20 tys. zł. Możliwa jest również sytuacja, w której zadanie będzie rozumiane jako suma kilku pozycji z zestawienia rzeczowo finansowego. Taka sytuacja ma miejsce kiedy wykonanie zamówienia możliwe jest przez jednego wykonawcę. Może to dotyczyć zarówno sprzedawcy maszyn jak i wykonującego roboty budowlane. Oto przykład:

ustalenie wartości zadania

Przyjmuje się, że sumowaniu podlegają usługi, dostawy i roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu. Ponad to bierze się pod uwagę również to czy zamówienie może być wykonane w tym samym czasie. Sztuczne dzielenie zamówienia w celu obejścia procedury może zostać uznane przez pracownika ARiMR jako złamanie procedury zamówienia. Dlatego jeżeli mamy jakąkolwiek wątpliwość, warto na wszelki wypadek przeprowadzić zamówienie.

Co powinno zawierać postępowanie ofertowe ?

Pierwszym dokumentem, od którego zaczynamy całą procedurę jest zapytanie ofertowe, które składa się z następujących elementów:

  • opis przedmiotu zamówienia – w którym określamy co w ramach zadania chcemy zakupić. Co niezmiernie istotne dokonując tego opisu nie możemy bezpośrednio wskazywać marki i typu konkretnej maszyny ! Oznacza to, że jeżeli chcemy kupić na przykład cięgnik o mocy 60 KM mechanicznych to możemy otrzymać ofertę zarówno na NEW HOLLANDA jak i na BIAŁORUSA.  
  • warunki udziału w postępowaniu;
  • kryteria oceny oferty z określeniem ich ważności. Przyjmuje się przy tym, że jedynym lub dominującym kryterium powinna być cena. Opcjonalnie do dodatkowych kryteriów możemy zaliczyć: parametry techniczne, warunki gwarancji, koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia czy zastosowanie najlepszych dostępnych na rynku technologii;
  • opis przyznawania punktów za spełnienie określonych kryteriów;
  • obowiązkowa informacja, że wykluczeniu podlegają oferty złożone przez kontrahentów mających powiązania osobowe lub kapitałowe;
  • termin składania ofert, liczony od dnia ogłoszenia zapytania – w przypadku maszyn minimum 7 dni, a w przypadku robót budowlanych minimum 14 dni.
  • termin realizacji zamówienia.

Zaleca się aby zapytanie ofertowe było wysyłane do więcej niż trzech oferentów. Natomiast do ważności samego postępowania wystarczająca jest jedna ważna oferta. Oferty mogą być przesyłane listem, składane osobiście lub drogą mailową. W sytuacji kiedy żadna oferta nie wpłynie lub gdy wszystkie otrzymane oferty podlegają odrzuceniu jesteśmy zmuszeni powtarzać całą procedurę, aż do skutku.

Kiedy mamy już zapytanie ofertowe i odpowiadające mu oferty sporządzamy protokół z całego postępowania, który zawiera informację o odrzuconych ofertach (tych, które nie spełniały kryteriów określonych w zapytaniu ofertowym), ofertach ważnych oraz liście rankingowej i zwycięzcy całego postępowania. Ostanie dokumenty to umowa zawarta ze zwycięzcą postępowania oraz informacja o wynikach wysyłana do wszystkich kontrahentów biorących udział w postępowaniu.

ARiMR dokonuje kontroli całego postępowania na etapie wniosku o płatność, kiedy to załączamy całą dokumentację przetargową. Pracownik biura wsparcia inwestycyjnego dokona weryfikacji kompletności i poprawności sporządzonych dokumentów. Między innymi zostanie sprawdzone czy podmioty biorące udział w postępowaniu prowadzą działalność w zakresie objętym zadaniem.

Twoja zaliczka na maszynę to błąd

Przeprowadzając postępowanie ofertowe nie możemy jednoznacznie wskazać modelu i typu maszyny nie mówiąc już o dealerze, od którego chcielibyśmy kupić. Jedyne co możemy określić to rodzaj, parametry maszyny i warunki transakcyjne (termin płatności, serwis, gwarancja). Dlatego też absolutnie nikt nie może nam zagwarantować, że uzyskamy dotację na określoną maszynę ! Mówię o tym dlatego, że zgłasza się do mnie coraz więcej rolników, którzy skuszenie raz to promocją, raz zapowiadanym wzrostem cen, „zaklepali” sobie maszyny udzielając zaliczek na ich zakup.

Na to co kupimy i od kogo duży wpływ ma to jak przeprowadzimy procedurę przetargową i odpowiednio sformułujemy treść naszych zapytań ofertowych. Oczywiście w ramach pakietu RESULTS pomagamy naszym klientom w przeprowadzeni całej procedury w sposób jak najbardziej dla nich korzystny 😉



Autor:

Robert Sekuła

Od ponad 10 lat z PASJĄ prowadzi firmę doradczo-szkoleniową MANAGER PROJECT, która pozyskuje dotacje i pomaga w rozwoju gospodarstw i firm. Uwielbia zdobywać i dzielić się wiedzą z innymi :). Z zamiłowania winoogrodnik i podróżnik.

Podziel się!

Jeżeli podoba Ci się ten produkt, podziel się tą informacją ze znajomymi na facebooku google+ lub twitterze :)


Chcesz być na bieżąco?

Jeżeli chcesz otrzymywać od nas więcej informacji na temat 'Nie dawaj zaliczki dealerowi. Czyli o tym jak wygląda przetarg w modernizacji'

Komentarze